新年会の予約はいつから？いつまでにする？最適なタイミングと早めの準備のコツ

新年会の日程を決める方法

1. 参加者のスケジュールを効率的に把握する方法

日程調整の第一歩は、参加者の予定を把握することです。

効率的な方法として、GoogleフォームやLINEのアンケート機能を活用するのがおすすめです。

複数の候補日を提示して回答を集めると、全員が参加可能な日程が見つけやすくなります。

また、事前に「何曜日が都合が良いか」「昼と夜どちらが良いか」といった簡単な質問を追加することで、より柔軟な調整が可能になります。

特に忙しい時期には、回答期限を設けることで迅速に計画を進められますよ。

もし社内で使用している会議出欠確認ツールなどがある場合は、上司の許可が得られたらそちらを利用してもよいでしょう。

2. ベストな日程を選ぶためのポイント

日程選びで重要なのは、参加率と予約の取りやすさのバランスです。

土日が休日の場合は金曜の夜や土曜日が人気ですが、その分予約が取りにくいこともあるため、早めの予約が必要です。

直前に日程を決める場合は予約が埋まっていることが多いため、比較的予約が少ない週の前半を検討してみてもよいでしょう。

新年会の予約タイミングはいつから？

1. 飲食店や施設の予約が取りやすいタイミング

新年会の予約は、早ければ早いほど有利です。

特に人気店は1か月以上前から埋まることが多いので、11月中には計画を立て始め、12月上旬には予約を済ませておくことが理想的です。

また、忘年会と新年会の間に比較的空きが出やすい、1月中旬から下旬を狙うのも一つの手です。

オンライン予約システムを利用すると、24時間いつでも予約ができるため、タイミングを逃さず予約を確保できます。

2. 早めの予約で確保すべきポイント

予約時には、日時、人数、予算、プラン内容をしっかり確認しましょう。

特に貸切り希望の場合は、早めに相談しましょう。

キャンセルポリシーについても、事前に確認しておきましょう。

3. 希望日が埋まっていた場合の対処法

万が一、希望日が埋まっていた場合でも諦める必要はありません。

候補日を広げたり、別の店舗をリストアップすることで柔軟に対応できます。

可能な場合は思い切って時間帯をランチに変更することで、予約が取りやすくなることもあります。

参加者へのお知らせを円滑に行うコツ

予約を確定したら、スムーズにお知らせをしましょう。

1. お知らせの最適なタイミング

お知らせは、日程が決まり次第、できるだけ早く行うことがポイントです。

「予約しました！」という一報を早めに伝えることで、参加者も予定を立てやすくなります。

また、リマインダーとして、開催1週間前や前日に再度通知を送るといいでしょう。

2. 参加者に伝えるべき情報リスト

お知らせには、以下の情報を明記しましょう。

• 日時
• 会場および集合場所
• 会費
• 連絡先・緊急時(当日欠席など)の対応方法

この情報を漏れなく伝えることで、当日の混乱を防げます。

3. お知らせを簡単にするテンプレート

LINEやメールでお知らせする際には、テンプレートを活用すると便利です。

例えば、以下のような形で送ると分かりやすくなります。

現地集合の場合は、地図のリンクを合わせて送信するとより分かりやすいです。

ホテルなどで行う大人数での新年会の場合は、文書で案内することになると思いますので、前年はどうしていたか先輩や上司に確認してみましょう。

新年会の準備はタイミングが重要です。

早め早めを心がけて、スムーズに計画を進めていきましょう！